Onboarding et offboarding RH/IT : un portail pour que managers, RH et IT travaillent enfin ensemble

Ce qui coince aujourd'hui dans votre processus d'arrivée

Le manager recrute. Il envoie un mail à la RH avec les infos de base : poste, date d'arrivée, parfois le prénom. La RH crée le dossier dans le SIRH. Elle pense à prévenir l'IT. Ou pas. Ou trop tard. L'IT reçoit la demande la veille. Le compte Microsoft 365 est créé le matin même. La messagerie est disponible à 14h. La réunion d'intégration était à 9h.

Ce scénario n'est pas un cas limite : c'est la norme dans la plupart des PME et ETI. La réduction de 31 à 40 % du temps administratif RH par recrutement que Jonio observe chez ses clients vient précisément de l'élimination de ces allers-retours.

Pour la RH : une demande structurée, un tableau de bord, rien à ressaisir

Quand le manager soumet la demande d'embauche dans Jonio, la RH reçoit un dossier complet : poste, site, date d'effet, type de contrat, manager responsable. Elle valide en un clic. Le dossier se synchronise avec le SIRH (Lucca, Personio, Talentsoft) via API : aucune ressaisie.

Le tableau de bord RH affiche tous les dossiers en cours, leur statut et les prochaines étapes. Un dossier bloqué remonte automatiquement. Délai moyen d'onboarding chez un client ETI services : passé de 4 semaines à 2,5 semaines après déploiement.

Pour l'IT : comptes créés avant le jour J, pas après

Dès la validation RH, l'IT reçoit une checklist détaillée : date d'effet, périmètre d'accès, logiciels à configurer, matériel à préparer. Pour les organisations qui utilisent Microsoft 365 et Azure AD / Entra ID, le connecteur Jonio déclenche la création du compte automatiquement, avec les groupes de sécurité et les licences appropriés.

Résultat : chez les clients déployés, le compte est prêt avant l'arrivée du collaborateur. Pas après. Un responsable IT l'exprime simplement : “Je ne gère plus les urgences du lundi matin.”

L'offboarding : planifié à la validation, exécuté le jour J

Un départ non géré, c'est un compte M365 actif pendant des semaines, une licence payée inutilement, parfois un accès qui traîne sur un outil métier sensible. Ce n'est pas un risque théorique : chez un client PME services, un compte oublié survenait en moyenne toutes les deux semaines avant le déploiement de Jonio.

Jonio planifie l'offboarding dès que la date de sortie est enregistrée. L'IT reçoit la checklist avec la liste des comptes à désactiver. Avec le connecteur Azure AD, la désactivation est automatique à la date prévue. Zéro oubli. Zéro intervention manuelle de dernière minute.

Traçabilité et conformité : chaque action est horodatée

Chaque validation, chaque création de compte, chaque désactivation est enregistrée avec la date, l'heure et l'acteur. En cas d'audit RGPD, d'audit ISO ou d'investigation interne, l'historique est disponible immédiatement. Pas dans un tableur, pas dans les mails de 2023 : dans le dossier Jonio.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un portail onboarding RH/IT et un SIRH classique ?

Un SIRH gère la paie, les congés, les entretiens. Il ne coordonne pas l'IT : la création des comptes M365 ou Active Directory reste un mail envoyé à la DSI. Jonio s'intercale entre le SIRH et l'IT pour que les deux travaillent sur la même fiche, sans ressaisie ni relance.

Comment Jonio gère-t-il les arrivées sur plusieurs sites en même temps ?

Chaque demande d'embauche précise le site, le périmètre d'accès et la date d'effet. Les équipes RH et IT voient leur file propre, triée par site et par date. Un groupe avec 5 recrutements simultanés sur 3 sites traite chaque dossier indépendamment, sans que les informations se mélangent.

Et pour les départs : à quel moment les comptes sont-ils désactivés ?

À la date de sortie définie dans la fiche. Quand le départ est enregistré dans Jonio, l'IT reçoit la checklist d'offboarding avec la date prévue. Si l'intégration Azure AD est déployée, la désactivation se fait automatiquement. Aucun compte ne traîne après le dernier jour.

Jonio se connecte à quel SIRH ?

Lucca, Personio et Talentsoft via API. D'autres SIRH sont intégrables via l'API générique. La connexion est mise en place lors du déploiement accompagné, pas en self-serve.

Combien de temps prend le déploiement ?

Le forfait de déploiement de base (1 890 euros HT) couvre le paramétrage des workflows, la formation des utilisateurs principaux et la connexion M365. La mise en production d'un premier périmètre prend généralement 2 à 4 semaines selon la complexité du SI.